【Excel リンク貼り付け】データを自動で更新してくれる機能教えます(画像付き)

【アフィリエイト広告を利用しています】

こんにちは!いのこです。

Excel(エクセル)を使っていると、あるシートに入力したデータを別のシートでも表示させたい場合ってありますよね。そのときに便利なのが、『リンク貼り付け』という機能です。
前回お伝えしたカメラ機能とはちょっと異なる『リンク貼り付け』について、今回はお伝えしようと思います。

言葉では伝わりにくいかと思うので、分かりやすく画像付きでお教えしますね!

リンク貼り付けとは

「リンク貼り付け」とは、数ある貼り付けオプションの一つです。
あるセルや範囲にあるデータを別のセルやシートに貼り付ける時に、「リンク貼り付け」を使うと、元のデータが更新されると、リンク先のデータも自動的に更新されるようになります。

カメラ機能が視覚データを画像として保存するのに対して、リンク貼り付けはデータそのものをリンクしています。
どちらも別ファイルに保存可能で、自動更新されることに変わりはないので、用途に合った貼り付けを選択しましょう!

手順

「リンク貼り付け」の手順はとても簡単。
まず、データが入力されたセルや範囲を選択し、右クリックして「コピー」を選びます。
次に、データを貼り付けたい位置に移動し、再度右クリックして「貼り付けオプション」の「リンク貼り付け」を選ぶだけです。

リンク貼り付けの使い方

この操作で貼り付けたデータは、元のデータが更新されると、リンク先に貼り付けられたデータも自動的に更新されます。
つまり、元のセルの内容が変わると、リンク先のセルも勝手に変わるというわけです。

コピー先のデータはどうなっているの?

貼り付けたデータの中身がどうなっているのか確認してみます。
下のデータの『佐々木』さんのセルを選択すると、『=C4』と表示されています。
これは、C4のセルの値を表示するという事を意味する数式です。

リンク貼り付けの使い方
いのこ
いのこ

貼り付けた全てのセルにこのような数式が割り当てられており、この数式をいじってしまうと、更新されなくなります。
逆に、いじったセルは更新されなくなりますが、他のセルは問題なく更新されるので、更新の必要ないセルはさわってもOKです。

「リンク貼り付け」をする先を、別シート、別ファイルにした場合は、
『=’C:\Users\user\Pictures\File[Book1.xlsx]Sheet1′!C4』
という感じの、元データがある番地が記載された数式になります。

ちょっとひと手間で表示を綺麗にする方法

先ほどのデータを、「リンク貼り付け」した結果はこちら。

リンク貼り付けの使い方

せっかく作った表の枠や、誕生日の列の表示がバグってしまっています。
これを修正するためには、同じ範囲をコピーして、「貼り付けオプション」で「書式設定」を選択し貼り付けます。これで、コピー元と同じ書式で表示されるようになります。

リンク貼り付けの使い方

もう一つ、貼り付けデータの下の方のセルが ”0” と表示されてしまっています。
これは、数式で参照した元のデータがないので、こうなってしまうんです。
それを解消するのが、セルの書式設定!
表を全て選択して、『右クリック』からの『セルの書式設定』。
『表示形式』の分類で『ユーザー定義』を選択し、種類のところに『#』と入力、これで完成!

リンク貼り付けの使い方
いのこ
いのこ

『#』はセルの値が『0』だった時、セルを空白にする設定です。
元のデータのどこをいじられてもいいように、貼り付けた全ての範囲を書式設定しましょう。

基本的には『#』でいいのですが、今回のデータは一番右の列が日付になっており、日付の部分のユーザー定義を『#』とすると表示がバグってしまいます。
日付の部分だけ、ユーザー定義を『yyyy/m/d;;;』とすると解消されるので、日付がある場合はこちらを使用してください。

リンク貼り付けを使う時の注意点

リンク貼り付けを使う時の注意点は1つ。
元のデータの取り扱いです。

リンク貼り付けでは、それぞれのセルに対応するセルの番地が記述されます。
同一のファイル内のリンクであれば、シート名を変更しても対応してくれますが、別ファイルにリンク貼り付けした場合、元データのシート名やファイル名、ファイルの保存場所、セルの位置が変わると、表示がズレたり、自動で更新されなくなる可能性があります。

データをいじる場合は、細心の注意を払いましょう。

まとめ

リンク貼り付けは、Excelの使い方をより便利にし、作業を効率化するための便利な機能です。
是非活用してみてください。

広告は表示されるけど、ずっと無料で使える、おすすめセキュリティソフト【KINGSOFT Internet Security】一回みてみて!