年賀状の宛名書きって大変ですよね。年賀状に限らず、会社勤めしている方や、自営業の方など、宛名を書く機会はたくさんあると思いますが、手書きだと緊張するし、大量にあると骨が折れます。
Word（ワード）の差し込み印刷という機能は、宛名ラベルの作成はもちろんのこと、はがき印刷にも対応しています。
はがきに直接印刷できれば、宛名ラベル代も不要なのでラベルを貼る作業もラベル費用も削減できますし、特別なソフトなどなくても簡単に作成できますよ！
WordとExcelを用いた宛名印刷のやり方
- Excelで住所録を作る
- Wordの差し込み印刷でデータを作る
- 「フィールドの対応」で住所録を認識させる
- 位置を調整し、「結果のプレビュー」で配置を確認する
- 「完了と差し込み」をし、個々の配置を確認、修正する
- 印刷する
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Wordで宛名印刷するやり方（画像つき）
まずは、Excelで「住所録」を作成します。
タイトルはなんでも構いませんし、順番もなんでも大丈夫です。会社名なども入力できます。
Wordを開きます。新規作成で白紙のページでOKです。
開いたら、「差し込み文書」の「はがき印刷」、「宛名面の作成」を選択。
「はがき宛名面印刷ウィザード」が表示されるので、ウィザードに沿って進めていきます。
フォントやレイアウト、差出人情報などを求められるので、希望の様式を選択してください。
「差し込み印刷の指定」で、先ほど作成したExcel住所録を指定してください。
宛名の敬称は、個人なら様、会社なら御中などを選択してください。
最後に、テーブルの選択を求められます。住所録データをいくつか作成している（Sheetごとに分けたりして）場合は、目的のデータを選択してください。
最初の行に「名前」、「郵便番号」などのタイトルを入力している場合は、左下のチェックを入れてください。
これで何となくはがきの宛名面っぽいデータはできたのですが、名前入力欄に「名」しか記載されていなかったりデータがぐちゃぐちゃの可能性があるので、それを整理します。
「差し込み文書」の「フィールドの対応」を選択します。
住所録のどのデータが、どのフィールドに対応するかを選択します。
いのこが作成した住所録は、氏と名が分かれているので、それをそれぞれ対応させたりします。
「フィールドの対応」はそのままでは更新されないので、「差し込み文書」の「結果のプレビュー」を２回押します。１回押すとフィールド名（住所1、住所2、役職など）が表示され、２回目で差し込みデータが反映された表示となります。
作成された宛名面の配置を修正します。
作成したいデータによって表示は異なると思うので、各々調整してください。（いのこはこんな感じに修正しています。）
修正したデータがこちら。
配置の修正が完了したら、住所録データを差し込んで印刷用データを作成します。
「差し込み文書」の「完了と差し込み」、「個々のドキュメントの編集」を選択し、すべてにチェックを入れてＯＫを押します。
住所録のデータが反映された、宛名面データが表示されます。スクロールしていくと１枚、２枚と表示されますが、下記のように「表示」の「複数ページ」を選択すると、画面に横並びで表示されます。
この状態で、印刷のズレや表示を確認しましょう。
ココでの修正は個別の修正になります。すべてに反映される訳ではありません。
修正が完了したら、印刷して完了です。
注意点
それぞれの宛名面を修正する際は、必ず「個々のドキュメントの編集」をしてから進めましょう！
そうしないと、せっかく編集しても印刷時に反映されません。
また、印刷する際に指定のページだけを印刷したいとき、通常の印刷指定「１，２，３」や「１－３」では指定できず、すべてのページが印刷されてしまいます。
こうなるとテスト印刷などもできずに不便なので、例えば１から３を印刷したいときは印刷範囲に「p1s1-p1s3」と入れてみてください。
差し込み印刷の場合、ページではなくセクションで区切られるので、「ページ１のセクション１からページ１のセクション３」までという範囲設定になります。
これで目的の範囲だけ印刷できるようになるはずです。
