こんにちは!いのこです!
今回は、Excelのフィルター機能について教えます。
フィルター機能とは、データを文字で検索したり、あいうえお順に並び替えたり、数字の順に並び替えたりできる機能です。
ボタン一つで設置できるので、覚えておいて損はありません!
パート主婦のいのこが、『パソコン初心者が覚えておくと必ず役に立つPC情報』として、画像付きで、わかりやすく説明させていただきます!
フィルターとは
エクセルのフィルターとは、データの検索や抽出・並び替えを簡単にできる機能です。
下の表で言うと、一番上の行のセルに表示されている▼マークが、フィルターが機能している証。
▼ボタンを押すと、プルダウンが表示され、簡単に検索できます。
フィルターのいいところは、複数の項目で検索できるところ、並び替えが簡単なところにあります。
が、注意点もあるので、このあと説明させていただきます。
フィルター機能の設定方法
フィルターの設定方法は簡単。下記の2つの手順で完成します。
- フィルターしたい表のどこかのセルを選択しておく
- 【ホーム】-【並び替えとフィルター】-【フィルター】をクリック
作成した表のどこかのセルを選択した状態で、フィルターを押すだけ。
この時に、表ではないところのセルを選択していると、『適用できません。』と表示されます。
表のどこかを選択するか、フィルターしたい範囲を選択しておいてください。
フィルターボタンは、【データ】タブ内にもありますし、
ショートカット【 Ctrl + Shift + L 】でもできます。
フィルターでできること
フィルターでできる事は簡単に3つ。
- テキストで検索する
- 昇順・降順に並び替える
- 色でフィルターする
フィルターしたい列の▼ボタンを押すと出てくるプルダウンでできます。
テキストで検索する
赤枠の中のテキストは、その列にあるテキストの一覧です。
半角・全角も区別し、全てのテキストが表示されます。
□のチェックマークがついている物のみ表示されます。
テキストの種類が多い時は、検索内に文字列を入力して検索・表示させることもできます。
『テキストフィルター』をクリックすると、青枠の条件で検索するためのボックスが表示されます。
日付であれば希望の期間を検出したり、数値であれば範囲を検索したりも簡単にできます。
昇順・降順で並び替える
フィルターでは、データを並び替えることもできます。
データの順序は、昇順だと
数字(1,2,3,…)英語(a,b,c,…)日本語(あ,い,う,…)
の順になりますし、降順はその逆(日本語、英語、数字)となります。
この並び替えは、一度並び替えてしまうと、
『元に戻す( Ctrl + Z )』以外で元に戻すことは出来ません。
注意点として、後程説明しますね。
色でフィルターする
他の機能と同様に、色でフィルターをかけることもできます。
セルの色でも、フォントの色でも検索できます。
フィルターの注意点
フィルターが設置できない(適用できません)
選択セルが表の範囲外にあるときにフィルターボタンを押しても、『適用できません』と表示され、フィルターの設置はできません。
また、表の中に空白の行(列)があるとそれ以降(以前)はフィルターが設定されません。
空白の行(列)が必要な表にフィルターをかけたい場合は、表の全範囲を選択した状態でフィルターをかければOKです。
テキスト検索の結果が表示されない(データがみつからない)
セルを結合していると、データがうまく検索されない場合があります。
フィルターする場合は、結合を解除することをおすすめします。
並び替えはもとに戻せない
一度並び替えたデータを、元の順番に戻すためには、『元に戻す』ボタンや、ショートカットCtrl+Zでしか戻すことは出来ません。
いろいろと作業をしてしまうと、その作業も戻すことになってしまうので、実質元に戻せないという事になります。
それを回避する為に必要なのが、どこかの列に連番を付けておくこと。
この列があれば、他で並び替えて作業した後、元に戻したい時に、
A列の▼ボタン ⇒ 昇順
で元の並び順に戻すことができます。
何かあった時の為に、フィルターする前に設置しておくことを強くお勧めします!
まとめ
今回は、フィルターについての説明回でした。
ボタン一つで、必須級の機能が設置できるので、エクセルで表を作成している方はぜひ覚えておいてください!