【超初心者向け】Excel(エクセル)でデータを検索し並び替える、”フィルター機能”教えます!

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こんにちは!いのこです!

今回は、Excelのフィルター機能について教えます。
フィルター機能とは、データを文字で検索したり、あいうえお順に並び替えたり、数字の順に並び替えたりできる機能です。
ボタン一つで設置できるので、覚えておいて損はありません!

パート主婦のいのこが、『パソコン初心者が覚えておくと必ず役に立つPC情報』として、画像付きで、わかりやすく説明させていただきます!

フィルターとは

エクセルのフィルターとは、データの検索や抽出・並び替えを簡単にできる機能です。
下の表で言うと、一番上の行のセルに表示されているマークが、フィルターが機能している証。
ボタンを押すと、プルダウンが表示され、簡単に検索できます。

フィルターの説明

フィルターのいいところは、複数の項目で検索できるところ、並び替えが簡単なところにあります。
が、注意点もあるので、このあと説明させていただきます。

フィルター機能の設定方法

フィルターの設定方法は簡単。下記の2つの手順で完成します。

  1. フィルターしたい表のどこかのセルを選択しておく
  2. 【ホーム】-【並び替えとフィルター】-【フィルター】をクリック

作成した表のどこかのセルを選択した状態で、フィルターを押すだけ。

フィルターの説明

この時に、表ではないところのセルを選択していると、『適用できません。』と表示されます。
表のどこかを選択するか、フィルターしたい範囲を選択しておいてください。

いのこ
いのこ

フィルターボタンは、【データ】タブ内にもありますし、
ショートカットCtrl + Shift + でもできます。

フィルターでできること

フィルターでできる事は簡単に3つ。

  1. テキストで検索する
  2. 昇順・降順に並び替える
  3. 色でフィルターする

フィルターしたい列のボタンを押すと出てくるプルダウンでできます。

テキストで検索する

フィルターの説明

赤枠の中のテキストは、その列にあるテキストの一覧です。
半角・全角も区別し、全てのテキストが表示されます。
□のチェックマークがついている物のみ表示されます。
テキストの種類が多い時は、検索内に文字列を入力して検索・表示させることもできます。

『テキストフィルター』をクリックすると、青枠の条件で検索するためのボックスが表示されます。
日付であれば希望の期間を検出したり、数値であれば範囲を検索したりも簡単にできます。

昇順・降順で並び替える

フィルターの説明

フィルターでは、データを並び替えることもできます。
データの順序は、昇順だと
数字(1,2,3,…)英語(a,b,c,…)日本語(あ,い,う,…)
の順になりますし、降順はその逆(日本語、英語、数字)となります。

いのこ
いのこ

この並び替えは、一度並び替えてしまうと、
『元に戻す( Ctrl + Z )』以外で元に戻すことは出来ません。
注意点として、後程説明しますね。

色でフィルターする

他の機能と同様に、色でフィルターをかけることもできます。
セルの色でも、フォントの色でも検索できます。

フィルターの注意点

フィルターが設置できない(適用できません)

選択セルが表の範囲外にあるときにフィルターボタンを押しても、『適用できません』と表示され、フィルターの設置はできません。
また、表の中に空白の行(列)があるとそれ以降(以前)はフィルターが設定されません。
空白の行(列)が必要な表にフィルターをかけたい場合は、表の全範囲を選択した状態でフィルターをかければOKです。

テキスト検索の結果が表示されない(データがみつからない)

セルを結合していると、データがうまく検索されない場合があります。
フィルターする場合は、結合を解除することをおすすめします。

並び替えはもとに戻せない

一度並び替えたデータを、元の順番に戻すためには、『元に戻す』ボタンや、ショートカットCtrl+でしか戻すことは出来ません。
いろいろと作業をしてしまうと、その作業も戻すことになってしまうので、実質元に戻せないという事になります。

それを回避する為に必要なのが、どこかの列に連番を付けておくこと。

フィルターの説明

この列があれば、他で並び替えて作業した後、元に戻したい時に、
A列のボタン ⇒ 昇順
で元の並び順に戻すことができます。

何かあった時の為に、フィルターする前に設置しておくことを強くお勧めします!

まとめ

今回は、フィルターについての説明回でした。
ボタン一つで、必須級の機能が設置できるので、エクセルで表を作成している方はぜひ覚えておいてください!

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